什麼是專案?

組織執行的工作有兩種類型:營運和專案。營運是一系列例行性、重複的任務,在組織的生命週期中不斷進行。營運通常是維持商務所需的工作,例如應收帳款、員工績效審查及收發貨。舉例來說,員工績效可能每六個月審查一次,雖然員工和主管的姓名和狀態可能會改變,但準備和進行員工審查的程序永遠都是相同的。此外,在組織的生命週期中也可以預期員工審查會不斷地進行。

而專案並不是例行或持續性的工作,也就是說,專案是獨特和暫時的,通常是為了滿足組織的策略性目標而執行的工作。專案是一系列的任務,並具有特定的結束日期,它會在建立或完成某個新的計劃、產品或活動時告終。

辦公室遷移、新產品發行、建物施工及政治活動等,都屬於專案的例子。相同專案絕不會重複兩次,例如,今年的產品發行和去年的產品發行不同。發行有特定的結束日期,在此之後專案會被視為完成。當專案完成之後全新、獨特的產品便會出現在市面上。

專案有不同的規模。一個專案可能由 100 項任務組成;另一個專案則由 10,000 項所組成。一個專案可能由單一資源執行;另一個專案則由 500 個資源來執行。一個專案可能需要兩個月的時間來完成;另一個專案則可能需要 10 年。專案中可能包含子專案,由主專案將它們連結整合在一起。不過,這些子專案都是獨特和暫時的,也都有特定的結果和結束日期。

什麼是專案管理?

專案管理是為了達成專案目標的協調工作。專案小組的負責人是專案經理,負責執行這項工作及其最終的結果。專案經理憑藉知識、技能、工具及方法來:

確立專案的目標、需求及限制。
協調各專案關係人 (包括小組成員、資源經理、資深管理階層、客戶及贊助商) 的不同需要和期望。
根據確立的專案目標來規劃、執行及控制專案的任務、階段及交付項目。
當專案完成時關閉專案,並且記錄當中所累積的知識。 

專案經理也負責平衡和整合互相競爭的需求,以利成功地執行整體專案,如下:
專案範圍   確立專案要完成的特定工作。
專案時間   設定專案的完成日期,以及階段、里程碑及交付項目的中期期限。
專案成本   計算及追蹤專案成本和預算。
專案人力資源   任用完成專案任務所需的小組成員。
專案採購   取得完成專案任務所需的材料和設備資源。
專案溝通   向小組成員和其他關係人傳達工作分派、更新、報表及其他資訊。
專案品質   確立專案目標可接受的品質層級。
專案風險   分析潛在的專案風險和回應計畫。

原文出自於瞭解專案管理基本概念

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